Ich habe letzte Woche ein Sicherheitsseminar besucht und habe mir dabei neue Ansichten zu einem alten Thema angehört: die Archivierung von E-Mails.

Wenn Sie Privatperson sind dann brauchen Sie wahrscheinlich diesen Beitrag gar nicht weiterlesen, denn für Sie spielt die E-Mail-Archivierung nur eine kleine Rolle - Sie heben nur die Mails auf die Ihnen wichtig sind.

Nun zu allen Geschäftsleuten, Selbstständige und Freiberufler: Sie müssen demnächst Ihren E-Mail-Verkehr für 10 Jahre archivieren.

Aber ab wann? Wirklich alles? Für wie lange? Dürfen Sie denn nichts löschen? Was ist mit Spam?

Hier bin ich noch selbst dabei eine konkrete Information zu bekommen. Die Meinungen der Referenten letzte Woche gingen soweit, dass man jetzt schon archivieren soll und ab Ende 2008 archivieren muss. Darüberhinaus hieß es, dass alle Mails die das Unternehmen erreichen archiviert werden müssen - ja, sogar die Spammails!

Das heißt: Sie müssen alle Mails archivieren, egal ob wichtig oder nicht, und müssen dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter sie nicht löschen. Zugestellte Spammails müssen auch archiviert werden.

Nun gibt es noch 2 Probleme:

1. Das Postgeheimnis - wie archivieren Sie nur die geschäftliche E-Mails und nicht etwas die private E-Mails Ihrer Mitarbeiter, ohne diese zu öffnen und zu lesen?

2. Es gibt verschiedene Meinungen im Netz ob das, was mir auf dem Seminar erzählt wurde, richtig ist.
Denn viele Quellen beschreiben eine Archivierung von steuerrelevanten E-Mails vor, also Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, Geschäftspartner, Steuerberater etc. aber nicht irgendwelche Newsletter oder gar Spams.

Daher gibt es von mir heute noch keine konkrete Umsetzungsvorschläge. Ich empfehle Ihnen nur sich mit diesem Thema zu beschäftigen - am Besten mit mir zusammen. Ich werde mich weiter um vernünftige Lösungen, insbesondere für Kleinbetriebe, Selbstständige und Freiberufler, bemühen und meine Ergebnisse sicherlich hier berichten.

Links zum Thema

• Computerwoche
• Speicher Guide
• Documanager
• BITKOM
• Tecchannel
• Softrust

Haben Sie schon von der Vorratsdatenspeicherung gehört?

Eigentlich ist sie ganz einfach: alle Telefon- und Datenverbindungen werden vom Telefonanbieter bzw. Internetprovider protokolliert und für 6 Monate aufbewahrt. Diese Daten können dann von den Sicherheitsbehörden abgefragt werden.

Geregelt ist das Ganze über das “Gesetz zur Neuregelung der Telekommunikationsüberwachung und anderer verdeckter Ermittlungsmaßnahmen sowie zur Umsetzung der Richtlinie 2006/24/EG”, das im November 2007 vom Bundestag verabschiedet wurde.

Was das für Sie konkret bedeutet?

Wenn Sie jemanden anrufen werden die Telefonnummern von beiden Anrufern festgehalten, und je nach Telefonart noch mehr Daten. Zum Beispiel: bei Anrufen von Mobiltelefonen wird die IEMI-Nummer festgehalten. Das ist quasi die Seriennummer des Handys.

Beim Internet sieht es nicht besser aus: hier wird die IP-Nummer protokolliert, die Sie bei der Einwahl zugewiesen bekommen. Zwar werden zur Zeit einzelne Internet-Adressen im Browser nicht protokolliert, jedoch bei E-Mails die IP-Adresse der Absender sowohl Ihre E-Mail-Adresse und die des Empfängers - sowie noch einige technische Daten.

Nun könnte man glauben, dass wenn all diese Daten gespeichert sind, es doch mal für den Verbraucher nützlich sein könnte. Aber das ist nicht der Fall - wie meine aktuelle Mobiltelefonrechnung hinwies.

Zwar speichert mein Provider diese Daten für 6 Monate, aber “die gespeicherten Daten dürfen nicht zur Klärung von Rechnungseinwendungen herangezogen werden.”

In diesem Fall greift dann die AGB, in der steht die Daten sind nur für 80 Tage für den Kunden gespeichert.

Eine anderer Gedanke wäre, dass viele Daten zur Abrechnung nicht mehr benötigt werden, denn oft hat man eine Flatrate. Aber auch hier werden die Daten für die Sicherheitsbehörden gespeichert. Sie sind ja nur nicht für die Abrechnung relevant.

Sie müssen also zwei wichtige Sachen zu diesem Thema wissen:

1. es werden Unmengen an Daten über Sie gespeichert

2. diese Daten können Sie nicht selbst nutzen - wenn Sie einer Rechnung widersprechen wollen, müssen Sie dies wie gehabt so schnell wie möglich machen.

Aber ob das alles so bleibt müssen wir noch abwarten, denn gegen das Gesetz ist bereits vor einigen Monaten eine Verfassungsbeschwerde eingereicht worden…

Was ist das ultimative Zubehör für jemanden, der keine Kabel am PC haben will?

Ich meine, mit einem Laptop kann man fast kabellos arbeiten. Der Bildschirm ist bereits eingebaut, die Maus muss ja nicht extern sein oder kann per Funk seine Befehle schicken, sogar ins Internet geht es meistens dann drahlos mit WLAN.

Arbeitet man dann auf Akkus gibt es dann wirklich fast keine Kabel mehr. Wenn es nicht für irgendwelche USB-Geräte wäre.

Ein Scanner? Ein Drucker? Wenn sie nicht auch WLAN- oder Bluetooth-fähig sind, dann haben sie meistens einen USB-Kabel, mit dem sie an das Laptop angeschlossen werden.

Aber bald kommt es: das ultimative Zubehör für Drahtlos-Fans: Wireless-USB.

Ich habe das vor einiger Zeit bei Golem gelesen, und bin nun gespannt auf die ersten Geräte. Mit einem Sender am Laptop kann ich dann alle USB-Geräte ans Hub anschließen und schon ist das Kabel nicht mehr im Weg.

Dass die ersten Geräte von D-Link kommen sollen freut mich besonders, denn ich bin seit langem ein Fan der D-Link WLAN-Geräte.

Nur weiß ich nicht ob der Preis für die Kabelfreiheit doch noch ein Bißchen zu hoch ist. Was meinen Sie?

Meine EDV Homepage ist umgezogen! Ab sofort hat sie eine eigene Adresse: http://www.tappenden-edv.de/

Darüberhinaus steht nun auch ein Forum zur Verfügung, um Fragen zu stellen und sich über mögliche Antworten auszutauschen.

Wenn Sie E-Mail für Ihre geschäftliche Korrespondenz verwenden, dann sollten Sie Ihre Mail-Signatur überprüfen - ggf. vom Rechtsberater.

In die Signatur gehören nämlich die gleichen Angaben, die Sie auf Ihrem Briefbogen angeben - abhängig von der jeweiligen Rechtsform.

Wenn Sie mit der Einbindung der Signatur in Ihr Mailprogramm Hilfe benötigen, nehmen Sie bitte mit mir Kontakt auf - ich helfe Ihnen gerne weiter.

Weiterführende Links

Die Meldung bei heise Online
Eine Diskussion bei openBC/Xing
Was gehört in den Footer? (Härting Rechtsanwälte)