E-Mail-Archivierung: da kommt etwas auf uns zu!
Ich habe letzte Woche ein Sicherheitsseminar besucht und habe mir dabei neue Ansichten zu einem alten Thema angehört: die Archivierung von E-Mails.
Wenn Sie Privatperson sind dann brauchen Sie wahrscheinlich diesen Beitrag gar nicht weiterlesen, denn für Sie spielt die E-Mail-Archivierung nur eine kleine Rolle - Sie heben nur die Mails auf die Ihnen wichtig sind.
Nun zu allen Geschäftsleuten, Selbstständige und Freiberufler: Sie müssen demnächst Ihren E-Mail-Verkehr für 10 Jahre archivieren.
Aber ab wann? Wirklich alles? Für wie lange? Dürfen Sie denn nichts löschen? Was ist mit Spam?
Hier bin ich noch selbst dabei eine konkrete Information zu bekommen. Die Meinungen der Referenten letzte Woche gingen soweit, dass man jetzt schon archivieren soll und ab Ende 2008 archivieren muss. Darüberhinaus hieß es, dass alle Mails die das Unternehmen erreichen archiviert werden müssen - ja, sogar die Spammails!
Das heißt: Sie müssen alle Mails archivieren, egal ob wichtig oder nicht, und müssen dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter sie nicht löschen. Zugestellte Spammails müssen auch archiviert werden.
Nun gibt es noch 2 Probleme:
1. Das Postgeheimnis - wie archivieren Sie nur die geschäftliche E-Mails und nicht etwas die private E-Mails Ihrer Mitarbeiter, ohne diese zu öffnen und zu lesen?
2. Es gibt verschiedene Meinungen im Netz ob das, was mir auf dem Seminar erzählt wurde, richtig ist.
Denn viele Quellen beschreiben eine Archivierung von steuerrelevanten E-Mails vor, also Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, Geschäftspartner, Steuerberater etc. aber nicht irgendwelche Newsletter oder gar Spams.
Daher gibt es von mir heute noch keine konkrete Umsetzungsvorschläge. Ich empfehle Ihnen nur sich mit diesem Thema zu beschäftigen - am Besten mit mir zusammen. Ich werde mich weiter um vernünftige Lösungen, insbesondere für Kleinbetriebe, Selbstständige und Freiberufler, bemühen und meine Ergebnisse sicherlich hier berichten.
Links zum Thema
June 18th, 2008 at 8:02 am
[...] hat das den SPAM nun verhindert? Ich konnte meine Adresse nicht verschleiern, aber ich konnte spammen. Na gut, man könnte nun schauen wem die Domain gehört und den Inhaber verklagen… wenn es [...]
June 18th, 2008 at 11:53 pm
E-Mail-Archivierung: da kommt etwas auf uns zu!…
Bald gibt es sie wirklich: die Pflicht zur E-Mail-Archivierung.
Aber wer muss seine Mails archivieren? Wie und wo? Vor allem, in welchen Umfang?
Kann es wirklich denn sein, dass ich alle Spam-Mails auch archivieren muss?
Hier gehen die Meinu…